Новая редакция Инструкции по делопроизводству
С 1 июля 2024 года вступит в силу постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 января 2024 г. № 2 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4». Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее – Инструкция) в соответствии с принятым постановлением изложена в новой редакции. Скорректированы нормы, касающиеся оформления реквизитов документов, составления номенклатуры дел, передачи дел в архив организации. Положения Инструкции по-прежнему будут обязательны для госорганов и иных организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
В Инструкции появится норма о том, что структурные подразделения с правами юридического лица и обособленные структурные подразделения могут вести отдельное делопроизводство в порядке, установленном Инструкцией, если они являются самостоятельными источниками комплектования госархивов; если такое решение приняли организации, структурными подразделениями которых они являются. Иное может быть установлено законодательством.
Правила оформления реквизитов документов существенно не изменятся.
В частности, внесены следующие изменения:
организация может самостоятельно определить состав коммерческих данных, которые указывают в реквизите "Коммуникационные и коммерческие данные;
при направлении документа посредством информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота госорганов в реквизите "Адресат" почтовый адрес или официальный адрес электронной почты указывать не нужно;
в составе реквизита "Гриф утверждения" можно будет указывать степени и (или) звания;
реквизит "Резолюция" должен будет включать фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения либо указание о порядке использования документа. При необходимости в резолюции можно будет указать срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.
Инструкция в новой редакции не содержит наглядные примеры оформления реквизитов. Вместо примеров используется описательный (словесный) способ разъяснения правил оформления.
Внесены незначительные изменения в правила составления и согласования номенклатуры дел.
В соответствии с новой редакцией Инструкции допускается вместо выписок использовать электронное отображение номенклатуры дел организации, доступ к которому будут иметь все работники организации.
В новой редакции Инструкции закреплен существовавший порядок согласования номенклатуры дел (1 раз в 5 лет), который дополнен положением, что после значительных изменений в структуре и (или) функциях (направлениях деятельности) организации номенклатура согласовывается независимо от срока предыдущего согласования. В новой редакции Инструкции незначительно скорректирован порядок систематизации заголовков дел в номенклатуре.
В Инструкции уточнен порядок формирования и оформления дел.
В Инструкции закреплен порядок уничтожения составления акта о выделении дел к уничтожению. Руководитель организации утверждает акт о выделении дел к уничтожению. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передают организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдачу документов оформляют товарно-транспортной накладной (актом сдачи-приемки). Дата сдачи и номер товарно-транспортной накладной (акта сдачи-приемки), а также вес документов указываются в акте.
После вступления в силу Инструкции в новой редакции организациям необходимо будет внести изменения в разработанные ими инструкции по делопроизводству.