Об изменении Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»

8 апреля 2022 г. Президентом Республики Беларусь был подписан Закон Республики Беларусь «Об изменении Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» № 163-З. Новая редакция Закона вступила в силу с 27.10.2022.

В соответствии с новой редакцией Закона изменяется срок хранения документов по личному составу. Срок хранения документов по личному составу, отражающих трудовые отношения сотрудника с работодателем, снижается с 75 до 55 лет, если Перечнями не предусмотрен иной срок хранения.

Расширен перечень документов, которые относятся к документам по личному составу.   Согласно внесенным изменениям к документам по личному составу относятся в том числе документы, создаваемые при избрании, утверждении, назначении на должность, освобождении от занимаемой должности работника, а также о присвоенных квалификационной категории, классе, квалификации, разряде и звании (абз. 15 ч. 1 ст. 2 Закона об архивном деле в новой редакции).

Корректируется порядок передачи документов в архивы при ликвидации организаций, прекращении деятельности ИП, представительств иностранных организаций. Закрепляется обязанность ликвидируемой организации, являющейся источником комплектования госархивов, в течение 3 рабочих дней после передачи в госархив документов Национального архивного фонда представить сведения о переданных документах в территориальный (городской или районный) архив (ч. 9 ст. 19 Закона об архивном деле в новой редакции).

Уточняются нормы о порядке создания архивов.

Как и в настоящее время, архивы создаются в виде (ч. 1 ст. 12 Закона об архивном деле в новой редакции):

— госархивов;

— территориальных (городских или районных) архивов;

— архивов госорганов, иных организаций.

Архивы госорганов, иных организаций создаются по решению их руководителей (ч. 3 ст. 13 Закона об архивном деле в новой редакции). Вместе с тем, закрепляется, что в случае отсутствия в штатном расписании организации должностей работников архива лицо, на которое возлагается выполнение функций по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов, назначается руководителем организации (ч. 4 ст. 13 Закона об архивном деле в новой редакции).

Новой редакцией Закона предусматривается, что госорганы, иные организации, ИП, представительства иностранных организаций могут передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы в госархивы, территориальные (городские или районные) архивы, иные организации на основании договора хранения (ч. 5 ст. 13 Закона об архивном деле в новой редакции).

Новой редакцией Закона закрепляется, что научно-техническая обработка документов госорганов, иных организаций, являющихся источниками комплектования госархивов, теперь будет осуществляться ими самостоятельно либо государственными архивными учреждениями на основании договора (ч. 2 ст. 21 Закона об архивном деле в новой редакции).

Научно-технической обработкой документов является комплекс работ по проведению экспертизы ценности документов, их оформлению и описанию (абз. 18 ч. 1 ст. 2 Закона об архивном деле в новой редакции).

Документы негосударственной части Национального архивного фонда   как и в настоящее время, могут храниться (ч. 3 ст. 18 Закона об архивном деле в новой редакции):

собственниками указанных документов самостоятельно;

на возмездной основе в госархивах, территориальных (городских или районных) архивах и иных организациях на основании договора хранения.

После вступления изменений в Закон собственники смогут передавать вышеуказанные документы на безвозмездной основе в госархивы на основании договора, предусматривающего передачу права собственности на документы государству (ч. 3 ст. 18 Закона об архивном деле в новой редакции).

Предусматривается возможность хранения электронных документов в информационных системах (ст. 18-1 Закона об архивном деле в новой редакции).

Документы в электронном виде, в том числе электронные документы, образовавшиеся в информационной системе организации, хранятся в этой информационной системе до их передачи на хранение в архив организации, а не подлежащие передаче на хранение в архив — до их уничтожения. 

Документы в электронном виде, в т.ч. электронные документы, государственной части Национального архивного фонда по истечении установленного срока временного хранения должны передаваться из информационной системы архива государственного органа, иной организации на постоянное хранение в государственный архив посредством информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда.

Для документов в электронном виде, в том числе электронных документов, и информационных ресурсов сроки временного хранения не должны превышать трех лет (ч. 10 ст. 20 Закона об архивном деле в новой редакции).