Новая Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях
В соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 29 августа 2025 г. № 65 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (далее – Инструкция № 65), которое вступило в силу 17 сентября 2025 года, признано утратившим силу постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (далее – Инструкция № 4).
Инструкция № 65 разработана на основе ранее действовавшей Инструкции № 4 и не содержит принципиальных изменений, касающихся организации и ведения делопроизводства. Инструкция № 65 не содержит излишних отсылочных норм, ранее включенных в Инструкцию № 4, усовершенствован терминологический аппарат Инструкции N 65. Уточнены определения следующих терминов: дело, документоведение, объем документооборота, оперативное хранение документов, опись дел структурного подразделения (общественной организации), регистрация документа, организация работы с документами, электронное дело, формуляр документа.
В Инструкции № 65 скорректированы требования к заверению копии документа в электронном виде (кроме электронных документов), выполненной на бумажном носителе и предназначенной для обращения внутри организации.
Копии документов в электронном виде, выполненные на бумажном носителе заверяются в порядке, установленном ч.4 п.59 Инструкции № 65, т.е. путем проставления отметки «Верно», наименования должности лица, заверившего копию, его собственноручная подпись, расшифровки подписи и даты заверения, оформленной цифровым способом. Таким образом, установленные в Инструкции № 65 требования к заверению копий документов в электронном виде, выполненных на бумажном носителе, применяются только в отношении документов, предназначенных для обращения внутри организации. Порядок удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе и форма удостоверительной надписи, установлены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20 июля 2020 г. № 1086 «Об утверждении положения о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе».
Внесены уточнения к определению крайних дат личного дела. В Инструкции № 65 крайними датами личного дела помимо дат приказов или иных распорядительных документов о приеме на работу (назначении на должность служащего) и увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника, на которого заведено дело, являются даты приказов о переводе на другую постоянную работу (в случае заведения личного дела при переводе на другую постоянную работу), если иное не установлено законодательством.
В соответствии с п. 4 Инструкции организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляется на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству. В случае если в действующей в организации инструкции по делопроизводству требуются лишь незначительные изменения, то такие изменения вносятся путем издания приказа, иного распорядительного документа.