Наиболее часто задаваемые вопросы в ходе проведения «прямой телефонной линии» в архиве органов загса

Проанализировав вопросы с которыми граждане чаще всего обращаются на прямую телефонную линию в архив органов загса, заместитель начальника отдела по вопросам делопроизводства, архивам, в том числе загса, главного управления юстиции Гродненского областного исполнительного комитета Елена Мацкалова, дала ответы на некоторые из них.

Вопрос:

Какие документы находятся на хранении в архиве органов загса главного управления юстиции Гродненского областного исполнительного комитета?

Ответ:

Все важнейшие в жизни человека, имеющие значение не только лично для него, но и для общества, государства, должны быть надлежащим образом зафиксированы, зарегистрированы в соответствующих уполномоченных государственных органах. Таким событиями являются: рождение человека, создание семьи (регистрация брака), установление отцовства, усыновление (удочерение) ребёнка, перемена фамилии, собственного имени, отчества, смерть гражданина. Сведения об этих фактах, зафиксированные в установленном порядке уполномоченными государственными органами это записи актов гражданского состояния. Акты гражданского состояния – это обстоятельства, которые имеют место в действительности (рождение, вступление в брак и.т.д)

Первые экземпляры записей актов гражданского состояния хранятся в архивах отделов загса райисполкомов Гродненской области, администраций районов г. Гродно, Гродненского горисполкома.

В отделе по вопросам делопроизводства, архивам, в том числе загса главного управления юстиции Гродненского облисполкома (далее – архив органов загса) на хранении находятся вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, составленные отделами загса на территории Гродненской области за период с 1945 года (архивный фонд за 1944 год сохранён частично).

Органы загса действовали на территории республики не всегда. Так согласно законодательству БССР, государством признавались церковные браки, заключенные до 1 мая 1920 года. Кроме того, на территориях, которые вошли в состав БССР в 1939 г., к зарегистрированным в органах загса приравнивались браки, заключенные в соответствии с религиозными обрядами до апреля 1940 г. Частично сохранившиеся метрические записи о рождении, браке, смерти, которые велись до 1944 года только культовыми учреждениями (костелы, церкви, синагоги и другие) переданы на хранение в государственное учреждение «Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно» (эл.адрес: niab@niab.grodno.by г. Гродно, ул. Гаспадарчая, 21, 230005, тел. (8 0152) 60 83 92.

Также на хранении в архиве органов загса находятся восстановленные записи актов гражданского состояния, начиная с 1945 года. Это когда в послевоенный период люди обращались в органы загса для восстановления записей за довоенный период. В настоящее время восстановление записей осуществляется только на основании решения суда.

Другими документами, кроме записей актов гражданского состояния составленных органами загса райисполкомов Гродненской области, администраций районов г. Гродно и Гродненского горисполкома, архив органов загса не располагает.

Вопрос:

Как проводится проверка и какие документы могут быть выданы в архиве загса?

Ответ:

Проверка наличия записи акта гражданского состояния осуществляется, в соответствии с законодательством Республики Беларусь, за 7 лет (за год, указанный в заявлении, а также три предшествующих этому и три последующих года), по книгам регистрации актов гражданского состояния и метрическим книгам населенного пункта, указанного в заявлении.

В связи с чем, для поиска записи акта гражданского состояния в заявлении требуется указать вид записи акта гражданского состояния, дату регистрации, место регистраций, фамилию, собственное имя, отчество лица, в отношении которого составлена запись.

Заявление подается в ходе приема в архиве органов загса либо в отделе загса по месту жительства. Законодательством не предусмотрена подача заявления в электронном виде.

На основании имеющихся на хранении записей выдаются повторные свидетельства о регистрации акта гражданского состояния, справки, содержащие сведения из записи акта гражданского состояния, о записи акта гражданского состояния. В случае отсутствия записи акта гражданского состояния на хранении выдается извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния.

Законодательством установлен перечень лиц, которым могут быть выданы повторные свидетельства, справки и извещения.

Согласно ст. 202 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье повторные свидетельства выдаются лицам, на которых составлена запись акта гражданского состояния.

Кроме того, повторные свидетельства о рождении детей выдаются их родителям, опекунам, попечителям, в том числе руководителям детских интернатных учреждений, учреждений профессионально-технического, среднего специального, высшего образования, в которых находятся дети, а также органам опеки и попечительства и органам внутренних дел, а повторные свидетельства об установлении отцовства выдаются органам опеки и попечительства.

Повторные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния в отношении лиц, признанных недееспособными, выдаются их опекунам, органам опеки и попечительства.

Повторные свидетельства о смерти выдаются родственникам и иным членам семьи умершего, опекунам, попечителям детей умершего, в том числе руководителям детских интернатных учреждений, учреждений профессионально-технического, среднего специального, высшего образования, в которых находятся дети умершего, а также органам опеки и попечительства.

Повторные свидетельства могут быть выданы по удостоверенной в установленном порядке доверенности вышеуказанных лиц.

Повторные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния не выдаются: о заключении брака – в отношении брака, который прекращен или признан недействительным; о рождении ребенка – родителю ребенка, в отношении которого он лишен родительских прав.

Согласно п. 104 Положения о порядке регистрации актов гражданского состояния и выдачи документов и (или) справок органами, регистрирующими акты гражданского состояния, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14 декабря 2005 года № 1454, в редакции постановления Совета Министров Республики Беларусь от 19 декабря 2006 года  № 1682, справки, содержащие сведения из записей актов, выдаются:

• гражданину, на которого составлена запись акта, – о всех сведениях, содержащих записи акта;
• родителям, усыновителям, опекунам и попечителям – о сведениях, содержащихся в записи акта о рождении детей;
• гражданам, являющимся опекунами недееспособных лиц, – о сведениях, содержащихся в записи акта, составленной на недееспособных лиц;
• родственникам, иным членам семьи умершего – о сведениях, содержащихся в записи акта о смерти.
  

Справки, содержащие сведения из записей актов, могут выдаваться представителям вышеуказанных граждан по нотариально удостоверенным доверенностям.

В исключительных случаях справки, содержащие сведения из записей актов, о записях актов, об отсутствии записи акта, могут выдаваться наследникам, родственникам (дети, родители, дед, бабка, внуки, родные братья, сестры), супругу (супруге) гражданина, на которого составлена запись акта, а также по согласованию с главными управлениями юстиции облисполкомов, Минского горисполкома – другим лицам.

Извещения об отсутствии записи акта выдаются лицам, в отношении которых проводится поиск соответствующей записи акта, либо их представителям. Извещения об отсутствии записи акта также могут быть выданы наследникам, родственникам (дети, родители, дед, бабка, внуки, родные братья, сестры), супругу (супруге) гражданина, в отношении которого проводится поиск соответствующей записи акта, а также по согласованию с главными управлениями юстиции облисполкомов, Минского горисполкома – другим лицам.

При выдаче справок и извещений об отсутствии записи акта орган загса, архив органов загса проверяет факт родственных или супружеских отношений.